Il est difficile de donner une quantité précise de nourriture à prévoir pour un événement sans plus d’informations sur le nombre de personnes attendues, le nombre de repas prévus et les types de plats qui seront servis. Voici quelques éléments à prendre en compte pour évaluer les quantités de nourriture à prévoir :
- Le nombre de personnes attendues : plus il y a de personnes, plus il faudra de nourriture.
- Le nombre de repas prévus : en général, pour un événement d’une journée, il est recommandé de prévoir environ 2 à 3 repas par personne.
- Les types de plats qui seront servis : certains plats sont plus copieux que d’autres.
Exemple d’un événement de 1000 personnes
Si nous prenons l’exemple de 1000 personnes, en général, pour un événement d’une journée, il est recommandé de prévoir environ 2 à 3 repas par personne. Vous devriez donc prévoir environ 2000 à 3000 repas en tout.
Durée de l’événement
Il est également important de tenir compte de la durée de l’événement et de l’heure à laquelle les repas seront servis. Si l’événement commence tôt le matin et se termine tard le soir, il est recommandé de prévoir des collations en plus des repas principaux.
Les préférences alimentaires
Il est également important de tenir compte des préférences alimentaires de vos invités. Si vous avez des invités qui sont végétariens, végétaliens ou qui ont des allergies alimentaires, il est important de prévoir des options adaptées pour eux.
Réapprovisionnement
Assurez vous de pouvoir être ravitaillé facilement en cas de besoin. Rien ne sera plus embêtant que d’avoir 1000 participants qui ne peuvent se restaurer correctement sur le lieu de l’événement.
Rapprochez vous d’un professionnel de la restauration
Il est recommandé de faire appel à professionnel de la restauration, un traiteur ou à un organisateur d’événements pour vous aider à planifier la nourriture pour un événement de grande envergure. Ils pourront vous aider à déterminer les quantités de nourriture nécessaires en fonction de vos besoins et de vos contraintes.
Il est aussi possible d’externaliser cette partie en faisant appel à des food-trucks.
Dimensionner correctement le nombre de terminaux de paiement
Il est important que chaque point de vente ait son ou ses terminaux de paiement pour fluidifier un maximum les files d’attentes. Plus les personnes peuvent se restaurer facilement, plus elles peuvent profiter et moins vous aurez de mécontentement.
Vous pouvez consulter cet article pour plus d’informations : Comment dimensionner le nombre de terminaux de paiement pour un événement ?
N’oubliez pas les toilettes
Il est important de penser à toutes les facettes de l’événement. Qui dit restauration, dit toilettes. Les participants doivent pouvoir se laver les mains et aller au petit coin.
Vous pouvez consulter cet article pour plus d’informations : Comment dimensionner les toilettes pour un événement ?
Le modèle économique avec les restaurateurs extérieurs comme les food-truck
Vous pouvez également faire appels à des food-trucks vous permettant de ne pas avoir à mettre en place l’infrastructure de restauration au niveau des cuisines.
Cela ne vous dispensera pas de mettre en place toutes les infrastructures pour s’assoir afin que vos participants puissent de restaurer.
Optionnel : vous avez la possibilité de prendre un pourcentage sur la recette du restaurateur ou même de faire payer l’emplacement. Il faudra bien sûr être raisonnable sur ce point, car si vous demander trop au restaurateur, il ne pourra pas fonctionner correctement.
Vous pouvez consulter cet article pour plus d’informations : Pourquoi faire appel à des food-trucks pour votre événement ?
Sonder vos participants
Avant l’organisation de cette partie restauration vous pouvez sonder vos participants qui ont déjà leur palce afin de connaitre leurs envies, leurs habitudes alimentaires, etc…
